Datenschutzhinweise
Entwurf — Freigabe DT GPR ausstehend: Die so markierten Abschnitte sind vom Datenschutz der Deutschen Telekom noch nicht freigegeben. Alle übrigen Angaben beschreiben die Verarbeitung so, wie die Plattform sie heute technisch umsetzt.
Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten die Plattform Brand Dialog verarbeitet, wofür, wie lange und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher und KontaktEntwurf — Freigabe DT GPR ausstehend
Zuständige Organisationseinheit und Kontakt des Datenschutzbeauftragten bestätigt der Datenschutz der Deutschen Telekom.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die Deutsche Telekom AG (Telekom Design sowie Group Brand Strategy and Marketing Communications), Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn.
Fragen zur Plattform: contact@brand-dialog.telekom.com. Fragen zum Datenschutz: Datenschutzbeauftragter der Deutschen Telekom AG, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, datenschutz@telekom.de.
2. Wofür die Plattform da ist
Brand Dialog ist die Plattform der Deutschen Telekom zum Einreichen, Prüfen und Freigeben von Marketing- und Werbematerial. Landesgesellschaften, Handelspartner und Agenturen laden Material hoch; die Markenverantwortlichen der Deutschen Telekom prüfen es auf Übereinstimmung mit Markenstrategie und Corporate Design, geben es frei, kommentieren es oder senden es zur Überarbeitung zurück.
Dafür muss für alle Beteiligten nachvollziehbar sein, wer ein Dokument eingereicht, wer es geprüft und wer es wann freigegeben hat. Die Plattform zeigt deshalb Name, Firma und E-Mail-Adresse der jeweils beteiligten Nutzer an.
Geschäftsadresse, Telefon-, Mobil- und Faxnummer eines Nutzers sehen andere Nutzer nur, wenn er in seinen Einstellungen „Meine Kontaktdaten im Nutzerverzeichnis anzeigen“ gewählt hat; dann jeder Nutzer mit einer Rolle oberhalb der Grundrolle (Mitwirkende, Freigabeverantwortliche, Manager, Administratoren), unabhängig vom Projektteam. Ohne diese Einstellung sehen sie nur der Nutzer selbst sowie die Administratoren und Manager der Plattform (Kontoverwaltung).
Die Plattform analysiert Ihr Nutzungsverhalten nicht: kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste, keine Nutzerprofile.
3. Welche Daten wir verarbeiten
| Daten | Zweck | Herkunft |
|---|---|---|
| Konto: Benutzerkennung, Login, Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Sprache, Rollen und Berechtigungen, freigeschaltete Datenbereiche (Länder, Organisationen, Marken, Regionen), Kontostatus, Zeitpunkt der letzten Anmeldung | Anmeldung, Berechtigungen, Zuordnung Ihrer Beiträge | Sie, Administratoren, Microsoft Entra ID (Abschnitt 5) |
| Geschäftliche Kontaktdaten (Profil): Anrede, Titel, Organisation, Nutzertyp, Land, Region, Geschäftsadresse, Telefon, Mobilnummer, Fax, öffentliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Anzeigenamen, Profilbild (freiwillig), Sichtbarkeit im Kontaktverzeichnis | Zusammenarbeit, Kontakt im Projektteam | Sie, Ihr Kontoantrag, Administratoren |
| Anmeldedaten: Passwort (nur als Hashwert), Hashwerte der letzten 24 Passwörter (Schutz vor Wiederverwendung), Datum der letzten Passwortänderung, Sitzungs- und Erneuerungstoken | Sichere Anmeldung | Sie |
| Kontoantrag: Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Adresse, Land, Nutzertyp, auf Wunsch Telefon, Mobilnummer, Fax, Region, Ansprechpartner | Prüfung des Antrags und Anlage des Kontos | Sie |
| Projekt- und Freigabedaten: Projekte, Dokumente und Versionen, Kommentare, Anmerkungen in Dokumenten, Freigaben und Ablehnungen jeweils mit Person und Zeitpunkt, Projektteams, Aktivitäten, Änderungshistorie der Datensätze | Durchführung und Nachweis des Freigabeprozesses | Sie, andere Nutzer |
| Hochgeladene Dateien: Bilder, Videos, PDF- und Office-Dateien, Vorschauen sowie daraus ausgelesener Text und Metadaten (z. B. Autor) | Prüfung, Freigabe, Suche | Sie, andere Nutzer |
| Geteilte Dateien: E-Mail-Adresse des Empfängers, Nachricht, letzter Zugriff | Weitergabe von Dateien per Link | Sie |
| Benachrichtigungen: Empfänger, Name, Betreff, Inhalt und Versandstatus jeder E-Mail | Information über Projektereignisse | Plattform |
| Anmeldeprotokoll: Login (bei Fehlversuchen die eingegebene Kennung), Zeitpunkt, Ergebnis, Grund eines Fehlschlags, IP-Adresse; Änderungen von Rollen | Sicherheit, Erkennung von Missbrauch, Nachweis | Plattform |
| Sicherheits- und Serverprotokolle: pseudonyme Benutzer-ID, IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Ergebnis; beim Anmeldedienst zusätzlich Browserkennung (User-Agent) und verweisende Seite | Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse | Plattform |
Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sowie Zahlungs- oder Bankdaten werden nicht erhoben.
4. Woher die Daten stammen
Die meisten Daten geben Sie selbst ein (Kontoantrag, Profil, Uploads, Kommentare, Freigaben). Daten, die wir nicht bei Ihnen erheben:
- Microsoft Entra ID (Konzernverzeichnis der Deutschen Telekom, Rollen aus CAIMAN): bei Beschäftigten der Deutschen Telekom E-Mail-Adresse bzw. Benutzerprinzipalname, Vor- und Nachname und die zugewiesenen Rollen.
- Administratoren und Manager der Plattform: Anlage von Konten, Rollen, Datenbereiche und Kontostatus.
- Andere Nutzer: Aufnahme in Projektteams, Kommentare, Anmerkungen und Freigaben, die sich auf Ihre Beiträge beziehen; Metadaten in Dateien, die andere hochladen (z. B. Autorname).
- Vorgängerplattform: Konten, Projekte und Dokumente der bisherigen Brand-Dialog-Plattform wurden 2026 auf diese Plattform übernommen.
5. Anmeldung und Microsoft Entra ID
Externe Nutzer melden sich mit E-Mail-Adresse und Passwort an. Passwörter werden nur als Hashwert gespeichert. Nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung für dieses Konto vorübergehend gesperrt.
Beschäftigte der Deutschen Telekom melden sich über Microsoft Entra ID an. Entra ID übermittelt dabei E-Mail-Adresse bzw. Benutzerprinzipalname, Vor- und Nachname sowie Ihre Rollen. Beim ersten Anmelden wird daraus Ihr Konto angelegt; Rollen und Datenbereiche werden bei jeder Anmeldung abgeglichen.
Die Anmeldeseite erfasst Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse und das Ergebnis der Anmeldung (Abschnitt 6).
6. Protokolle
Jede Anmeldung und jeder Anmeldeversuch wird mit Login, Zeitpunkt, Ergebnis und IP-Adresse im Anmeldeprotokoll gespeichert; Administratoren und Manager der Plattform können es einsehen. Zusätzlich schreibt die Plattform Sicherheitsereignisse (z. B. Anmeldungen, verweigerte Zugriffe, Exporte, Rollenänderungen) mit pseudonymer Benutzer-ID, IP-Adresse und aufgerufener Adresse in ihre Serverprotokolle. Der Anmeldedienst protokolliert Anfragen mit IP-Adresse, aufgerufener Adresse, Browserkennung und verweisender Seite.
Zweck ist die Sicherheit der Plattform: Angriffe und Missbrauch erkennen, Störungen beheben und nachvollziehen, wer wann Zugriff hatte. Die Protokolle werden nicht für Leistungs- oder Verhaltenskontrollen und nicht für Nutzerprofile verwendet. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Abschnitt 15). Speicherdauer: Abschnitt 14.
8. Inhalte von Drittanbietern
Die Seiten laden keine Skripte, Schriften, Bilder oder Videos von Drittanbietern; alle Schriften und Programmbibliotheken liegen auf unserem Server. Links zu externen Angeboten (z. B. Brand & Design, Content World, CAIMAN) rufen diese erst auf, wenn Sie sie anklicken; dort gelten deren Datenschutzhinweise.
E-Mails der Plattform enthalten Logos und Schriften, die Ihr E-Mail-Programm beim Öffnen von brand-dialog.telekom.com lädt.
9. Hochgeladene Dateien und Dokumentenansicht
Jede hochgeladene Datei wird vor dem Speichern auf Schadsoftware geprüft und für Vorschau und Suche umgewandelt. Dabei werden Text (bei Bildern per Texterkennung) und Metadaten wie der Autor ausgelesen und gespeichert. Prüfung, Umwandlung und Speicherung finden ausschließlich auf unserem Server statt; externe KI- oder Analysedienste werden nicht genutzt.
PDF-Dokumente werden mit der Software Nutrient Document Engine (Hersteller Nutrient, vormals PSPDFKit) angezeigt und kommentiert. Sie läuft auf unserem Server; Dokumente und Anmerkungen verbleiben dort.
Die Software prüft ihre Lizenz regelmäßig beim Lizenzserver des Herstellers (my.nutrient.io). Über dieselbe Verbindung sendet sie nach Angaben des Herstellers anonyme Nutzungsstatistiken, die ihm zur Fehleranalyse und Produktverbesserung dienen; welche Angaben sie enthalten, veröffentlicht der Hersteller nicht. Nach unserem Kenntnisstand werden dabei keine Dokumente und keine Nutzerdaten übermittelt; der Inhalt von Lizenzprüfung und Nutzungsstatistiken wird mit dem Hersteller bestätigt.
10. Wer Ihre Daten erhältEntwurf — Freigabe DT GPR ausstehend
Die Liste der Auftragsverarbeiter wird mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag von der Deutschen Telekom freigegeben.
- Andere Nutzer der Plattform: Ihr Name, Ihre Firma und Ihre E-Mail-Adresse bei Einreichungen, Prüfungen, Kommentaren und Freigaben; Ihre Geschäftsadresse und Telefonnummern nur, wenn Sie der Anzeige im Nutzerverzeichnis zugestimmt haben (Abschnitt 2).
- Administratoren und Manager der Plattform (Markenverantwortliche der Deutschen Telekom, Support): Kontoverwaltung, Kontoanträge, Anmeldeprotokoll.
- Upside als Auftragsverarbeiter der Deutschen Telekom: Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform.
- Hetzner Online GmbH als Unterauftragsverarbeiter: Server und Datensicherung in Deutschland.
- Mailjet (Sinch) als Unterauftragsverarbeiter: Versand der E-Mails der Plattform (Empfänger, Name, Betreff, Inhalt).
- Behörden, soweit wir gesetzlich zur Herausgabe verpflichtet sind.
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weiter.
11. Wo Ihre Daten verarbeitet werden
Plattform und Datenbanken laufen auf einem Server im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein (Deutschland). Datensicherungen werden verschlüsselt auf einem Speicher der Hetzner Online GmbH abgelegt.
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union ist nicht vorgesehen.
12. Testumgebung mit pseudonymisierten DatenEntwurf — Freigabe DT GPR ausstehend
Die Nutzung pseudonymisierter Produktivdaten für Tests muss die Deutsche Telekom freigeben.
Um neue Versionen vor dem Einsatz zu prüfen, wird wöchentlich eine Kopie der Datenbank in eine getrennte Testumgebung auf demselben Server übertragen. Vorher werden Login, E-Mail-Adresse, Name und Profilbild durch Pseudonyme ersetzt, Adress-, Mobil- und Faxangaben gelöscht, Passwörter unbrauchbar gemacht und Protokolle geleert. Die Daten bleiben pseudonymisierte personenbezogene Daten; Zugriff haben nur die mit Entwicklung, Test und Betrieb beauftragten Personen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien und sicheren Plattform).
13. Feedback-Funktion (Testphase)Entwurf — Freigabe DT GPR ausstehend
Ob die Feedback-Funktion im Produktivbetrieb angeboten wird, ist noch nicht entschieden.
Während der Testphase können angemeldete Nutzer über eine Feedback-Funktion Kommentare zu einzelnen Seiten abgeben. Gespeichert werden Login, Name, die aufgerufene Seite einschließlich Suchparametern, das kommentierte Element und dessen Text sowie Ihr Kommentar, auf unserem Server. Die Nutzung ist freiwillig.
14. Rechtsgrundlagen und SpeicherdauerEntwurf — Freigabe DT GPR ausstehend
Rechtsgrundlagen und Löschfristen legt der Datenschutz der Deutschen Telekom mit dem Löschkonzept fest; die automatische Löschung nach diesen Fristen wird gerade umgesetzt.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Ihr Konto und die Funktionen der Plattform; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Anzeige geschäftlicher Kontaktdaten im Projektteam, die Dokumentation der Freigaben, die Protokolle und die Testumgebung (berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren, sicheren Zusammenarbeit). Für Beschäftigte der Deutschen Telekom gelten ergänzend die Regelungen zum Beschäftigtendatenschutz.
| Daten | Speicherdauer |
|---|---|
| Konto und Profil | solange das Konto genutzt wird; Konten ohne Anmeldung seit 3 Jahren werden nach Ankündigung gelöscht |
| Projekt- und Freigabedaten, Dokumente | nach den Aufbewahrungsregeln der Deutschen Telekom für Freigabenachweise; wird Ihr Konto gelöscht, wird Ihr Name darin anonymisiert |
| Anmeldeprotokoll (mit IP-Adresse), Sicherheits- und Serverprotokolle | 90 Tage |
| Kontoanträge, nicht genutzte Einladungen | bis zur Entscheidung, höchstens 7 Tage |
| Gespeicherte E-Mails, Änderungshistorie der Kontodaten | 90 Tage |
| Datensicherungen | bis zu 12 Monate (tägliche Sicherungen 30 Tage, wöchentliche 52 Wochen), verschlüsselt |
| Testumgebung | wird wöchentlich ersetzt |
| Feedback-Funktion | bis zum Ende der Testphase |
15. Ihre RechteEntwurf — Freigabe DT GPR ausstehend
Wortlaut und zuständige Aufsichtsbehörde bestätigt der Datenschutz der Deutschen Telekom.
- Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem gängigen maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage eines berechtigten Interesses aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 Abs. 1 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z. B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (Art. 77 DSGVO)
Wenden Sie sich dafür an contact@brand-dialog.telekom.com oder an den Datenschutzbeauftragten (datenschutz@telekom.de).
16. Änderungen dieser Hinweise
Wir passen diese Hinweise an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Jede Fassung hat eine Versionsnummer und ein Datum (oben).